Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Juristiliitto kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivujen yhteydessä.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Suomen Lakimiesliitto – Finlands Juristförbund ry (jäljempänä ”Juristiliitto”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Juristiliitto vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Suomen Lakimiesliitto – Finlands Juristförbund ry
Y-tunnus: 0202188-4
Osoite: Uudenmaankatu 4–6 B, 00120 Helsinki
Tietosuojavastaava: Privaon Oy
Osoite: Hevosenkenkä 3, A 02600 Espoo
Sähköposti: tietosuojavastaava@juristiliitto.fi

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Keräämme henkilötietojasi eri tavoin. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi tai tilaat uutiskirjeemme;
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut jäsenportaaliin; ja
• saamme muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postinosoitetietojärjestelmä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli;
• jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenyhdistys, jäsenyhdistyksenliittymispäivä, jäsenlaji, jäsennumero, jäsenmaksutiedot, laskutusosoite, markkinointiluvat ja -kiellot, työttömyyskassan jäsenyys;
• työnantajatiedot, kuten työnantajan nimi, työsuhteen alku- ja loppupäivä ja asemataso;
• jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• luottamustehtävät Lakimiesliitossa sekä jäsenyhdistyksissä, luottamusmiestiedot ja muut henkilöstöedustajaroolit liiton neuvottelujärjestöissä (YTN, JUKO ja AKY);
• tapahtumiin ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot;
• verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) ja
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Jäsenpalveluihin kuuluvat esimerkiksi verkkokurssit ja valmennukset, tapahtumat ja mentorointi. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsensuhteeseen (sopimus).

2. Jäsenviestintä

Olemme sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduista, tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita ja tiedottaaksemme tapahtumista. Käsittelemme sinun henkilötietojasi myös jäsenkyselyitä ja palautteen pyytämistä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua. Sinulla on oikeus kieltäytyä uutiskirjeiden ja muun yleisen jäsenviestinnän vastaanottamisesta (Katso tämän selosteen jakso 8). Meillä on kuitenkin velvollisuus informoida sinua pakollisista jäsenyyteesi liittyvistä tiedoista.

3. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

4. Lakien noudattaminen

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

5. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Luovutamme henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnöntoteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• tapahtumajärjestäjille tapahtumailmoittautumisesi yhteydessä, mikäli se on tarpeellista osallistumisten hallinnoimiseksi;
• Lakimiesten ja Lääkärien työttömyyskassalle, mikäli olet jäsenhakemuksen yhteydessä ilmoittanut liittyväsi kassan jäseneksi;
• vakuutusyhtiöille, jäsenyytesi todentamiseksi Juristiliiton jäsenyyden perusteella voimassa olevaan vakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman käsittelyn yhteydessä;
• neuvottelujärjestöille ja luottamusmiehille (YTN, JUKO ja AKY) ja muille henkilöstönedustajille edustettavien tunnistamiseksi ja edunvalvonnan hoitamiseksi;
• Juristiliiton opiskelijajäsenjärjestöillesi (Artikla, Codex, Judica, Justus, Lex, Stadga ja Pykälä) silloin, kun olet myös opiskelijajärjestön jäsen;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten. Suostumus tietojenluovutukseen yhteistyökumppaneille jäsenetujen tarjoamiseksi pyydetään liityttäessä Juristiliiton jäseneksi.
• Member+ palvelulle luovutetaan jäsennumero ja nimi, silloin kun otat palvelun käyttöön.
• Lakimiesmatrikkeliin (Alma Media) luovutetaan etunimet, sukunimi, ammatti /oppiarvo, syntymäaika ja syntymäpaikka. Näistä näytetään ulkopuolisille minimissäänetunimi, sukunimi ja ammatti / oppiarvo, ellei jäsen halua, että hänestä näytetään enemmän tietoja.
• Tapahtumiin, webinaareihin, verkkokoulutuksiin ilmoittauduttaessa (Eventilla Oy) luovutetaan jäsennumero, etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLLE

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

6. EVÄSTEET

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.juristiliitto.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Voit lukea lisää evästeistä täältä: https://juristiliitto.fi/liitto/tietosuojaseloste/tietoa-evasteista/

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Säilytämme henkilötietoja jäsensuhteen ajan. Säilytämme henkilötietoja tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Säilytämme jäsenyyteen ja jäsenten neuvontaan liittyvää tietoa kuitenkin enintään 10 vuotta jäsenyyden päättymisestä. Tapahtumiin liittyviä tietoja säilytämme enintään 2 vuotta tapahtumasta ja jäsenmaksutietoja sekä maksumuistutuksia enintään 6 vuotta maksun tai muistutuksen jälkeen.

8. SINUN OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen tietosuojavastaava@juristiliitto.fi

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

9. TIETOTURVA

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

10. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.juristiliitto.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

11. OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@juristiliitto.fi