Lausunto valtiovarainministeriölle luonnoksesta hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi nimikirjalain kumoamisesta ja eräiksi siihen liittyviksi laeiksi

Suomen Lakimiesliitto lausuu kunnioittavimmin valtiovarainministeriölle luonnoksesta hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi nimikirjalain kumoamisesta, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain ja eräiden muiden lakien muuttamisesta seuraavaa:

Lakimiesliitto kannattaa lähtökohtaisesti nimikirjalain kumoamista sekä muita esitettyjä muutoksia.

Lain kumoaminen lisää yksittäisten viranhaltijoiden yksityisyyden suojan tasoa, jota voidaan pitää erittäin perusteltuna. Lisäksi voimassa olevan lainsäädännön päällekkäisen sääntelyn purkaminen selkeyttää jatkossa sovellettavia vaatimuksia.

Julkisen viranomaisen toiminnan lähtökohtana tulee julkisuuslain mukaiset tavoitteet ja niiden mahdollistama läpinäkyvyys. Nimikirjalain mukaiset julkiset nimikirjaotteet ovat kuitenkin asettaneet viranhaltijat ja heidän tietonsa epäasianmukaisten käyttötarkoitusten kohteeksi. Nimikirjatietoja on voitu esimerkiksi käyttää epätarkoituksenmukaisesti viranhaltijan toimintaan vaikuttamisessa esimerkiksi painostamiseen. Viime aikoina tietoja on käytetty esimerkiksi maalittamiseen, eli julkisesti saatuja tietoja on käytetty hyväksi ja niitä on levitetty laajemmin epäasiallisiin käyttötarkoituksiin.

Muutokset parantavat virastojen kykyä toimia ajantasaisten työelämän tietosuojakäytäntöjen edellyttämällä tavalla. Esityksen mukaan työnantajan tulee jatkossakin kerätä tietoja muun muassa työnhakijoista ja nimitettävistä henkilöistä sen perusteella, mikä on olennaista työtehtävien ja työnantajan oikeuksien sekä velvollisuuksien kannalta. Tulevaisuudessa kerättävien ja annettavien tietojen määrittelyn tulee olla tarkoituksenmukaista. Tietoja ei myöskään pidä kerätä ja säilyttää enempää kuin on tosiasiallisesti tarpeen.

Samalla tietojen keräämisessä ja käsittelyssä on huomioitava se, kuka tietoja saa käsitellä ja miten niitä käytetään. Tietoihin käsiksi pääsevän joukon tulee olla mahdollisimman suppea ja käyttö tulee määritellä täsmällisesti. Mahdollisissa väärinkäytöstilanteissa tulee olla seuraamus. Myös tietojen eteenpäin antamisen tulee perustua ehdottoman tiukasti julkisuuslain nojalla määriteltävään olennaiseen tietoon.

Lakimiesliitto on kuitenkin huolissaan nimikirjanpitovelvoitteen ja nimikirjanotteen poistumisesta aiheutuviin vaikutuksiin. Useat valtion viranhaltijat ovat luottaneet siihen, että heidän koulutus- ja työuratietonsa ovat rekisteröity viranpuolesta ylläpidettyyn nimikirjaan. Näin ollen esimerkiksi määräaikaisten työsuhteiden päättyessä kyseisistä työsuhteista ja niiden perusteista ei ole pyydetty erillistä työtodistusta. Esimerkiksi tuomarinimitysten osalta nimikirjanotteesta ilmenevät työhistoriatiedot ovat merkityksellisiä, koska vakituiseen esittelijän sekä tuomarin virkaan hakijat ovat olleet usein lukemattomissa määräaikaisissa virkasuhteissa ja useammissa eri tuomioistuimissa tai oikeushallinnon virastoissa. Siten on ehdottoman tärkeää, että työnantaja huolehtii jatkossakin ehdotetun mukaisesti siitä, että ennen nimikirjalain kumoamista järjestelmään tallennetut henkilötiedot säilytetään varmistaen asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen. Lisäksi tulee huolehtia henkilötietojen ssaatavuudesta, niihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää mahdollinen tarpeeton aineisto.

Nyt ehdotetun nimikirjalain 2 §:n mukaisesti ennen lain voimaantuloa valtion virkamiehistä ja työntekijöistä tallennettujen tietojen tulee olla työantajan, viranhaltijan tai työntekijän käytettävissä koko palvelussuhteen keston ajan kuitenkin niin, ettei mahdolliset virkavapaudet katkaise palvelussuhdetta. Pykälän 2 momentin mukaan palvelussuhteen päätyttyä tiedot arkistoidaan ja niiden käsittelyyn sovelletaan tämän jälkeen arkistolakia.

Lakimiesliitto pitää tärkeänä, että jokaisessa edellä mainitussa tiedot ovat helposti saatavilla niille henkilöille, joiden tiedot on järjestelmään tallennettu. Lakimiesliitto esittää, että jatkossa palvelussuhteen päättyessä viranhaltijalle tai työntekijälle annetaan hänen lopullinen nimikirjaotteensa, joka toimisi jatkossa nimitysten yhteydessä vaadittavana alkuperäisenä asiakirjana nimikirjan kumoamista päättyvältä ajalta.

Lisätiedot: Jenni Tuomainen, oikeus- ja koulutuspoliittinen asiantuntija, etunimi.sukunimi@juristiliitto.fi

Kaikki Lakimiesliiton lausunnot löytyvät täältä.